Undanfarin 20 ár hafa Agile vinnubrögð orðið að „industry standard“ þegar kemur að hugbúnaðargerð og þá sérstaklega Scrum aðferðafræðin sem hefur verið vinsæl hjá hugbúnaðarteymum. En af hverju hefur Scrum náð slíkum vinsældum sem það hefur gert?
Ég tel að það hafi mikið að gera með að hugmyndafræðin sem slík hefur verið markaðssett sem „léttvæg“ hugmyndafræði sem mótvægi við eldri verkefnastjórnunaraðferðum sem höfðu verið við lýði frá því um miðbik seinustu aldar og spruttu út frá framkvæmda- og byggingargeiranum, þar er megináherslan á líftíma verkefna og lítur að yfirbyggingu, strúktúr og niðurbroti verkþátta frekar en áherslu á útkomuna sjálfa, það er þó ekki óeðlilegt í ljósi þess að eðli verkefna í framkvæmda- og byggingageiranum er byggð á stöðluðum, endurtakanlegum aðferðum annað en afurðir í hugbúnaðarþróun, enda aðrir mælikvarðar
og annarsskonar mat sem er meira hlutlægt sem lagt er til við mat á útkomu framkvæmdaverkefna en hugbúnaðarverkefna. Þrátt fyrir vinsældir og útbreiðslu á Scrum hugmyndafræðinni þá er það þó upplifun sumra að umgjörðin líkist hamstrahjóli og hægt sé að líkja vinnu undir Scrum við að vera fastur í einu slíku þar sem teymi „hlaupa“ hring eftir hring endalaust, endurtaka sömu hlutina aftur og aftur. Það vill svo til að upplifunin passar mjög vel við þá mynd sem er oftast sýnd til útskýringa á Scrum. (prófið að Google-a orðið Scrum og velja að sjá niðurstöður fyrir myndir…voila, sjá mynd).
Þar sem Scrum gefur okkur ákveðinn strúktúr sem er endurtekinn aftur og aftur er hættan á að teymin upplifi endurtekninguna á neikvæðan hátt þar sem unnið er á sama hátt aftur og aftur, oftast á tveggja til fjögurra vikna fresti. Það getur verið að fyrir einhver teymi eða einstaklinga að þá virki þetta endurtekningarferli letjandi frekar en hvetjandi. Það er þó mín reynsla að flest teymi taki Scrum með opnum örmum og láti vel af en þó hef ég séð teymi falla í neikvæðni hvað varðar Scrum hugmyndafræðina. En er það eitthvað sem við getum við gert til að lágmarka hættu á því að Scrum virki letjandi fyrir teymi?
Til að teymi nái góðum árangri eru nokkrir hlutir sem ég tel vera nauðsynlega til að tryggja að hann náist. Í fyrsta lagi þarf að ríkja traust á teyminu frá aðilum utan teymisins, teymið þarf að finna að því sé treyst af stjórnendum/yfirmönnum til að tækla þau vandamál sem liggja fyrir að þurfi að leysa. Í Scrum er talað um mikilvægi sjálfstjórnandi teyma sem ætlast er til að séu fjölbreytt, séu opin og að heiðarleg samskipti séu höfð að leiðarljósi. Lítið hefur hinsvegar verið rætt um félagslega þáttinn innan teyma í þessu samhengi og hvaða áhrif hann hefur á framleiðni og samvinnu teymisins. Fjölmargar rannsóknir hafa sýnt að ánægja
starfsmanna hafi jákvæð áhrif á afköst þeirra og því tel ég að félagslegur þáttur teyma sé gífurlega mikilvægur og oft vanmetinn þar sem ánægðari starfsmenn og teymi skila betri niðurstöðu en þau sem ná ekki vel saman. Það á þó sérstaklega við hér þar sem fólk í Scrum teymum býr nánast í sinni eigin búbblu og vinnur mjög þétt saman alla daga. Það hlýtur því að vera mikilvægt að teymin skapi sér umhverfi þar sem ríkir traust og ánægja.
Í einni af tólf megireglum Agile segir:
„Byggjum verkefnin á áhugasömum einstaklingum.
Útvegum þeim það umhverfi og stuðning sem þeir þarfnast og treystum þeim til að klára
verkið.“
Í Scrum er talað um að nýta skuli Retrospective fundi til að ræða viðkvæm málefni og leyfa einstaklingum innan teymisins að tjá sig um hvernig þeim líður. Ég tel að það sé einfaldlega ekki nóg og því finnst mér að teymi ættu að setja sér það markmið að mæla sjálf ánægju og stress/álag innan teymisins og halda utan um framvinduna um hvernig þessir þættir séu að þróast. Þær mælingar mætti svo nota sem inntak í Retrospective fundi til að ræða stærri vandamál. Af þeim teymum sem ég hef unnið með þá hef ég séð mestan árangur hjá þeim sem eru mjög dugleg í að gera einmitt slíkt, að setja upp sterka umgjörð innan teymisins til að auka ánægju og minnka stress markvisst. En Agile/Scrum býður upp á strúktúr til að ýta
meira undir hópefli, auka ánægju og þar með að skapa meira kreatívt umhverfi í kringum teymið sjálft. Teymin geta nýtt sér alls kyns þemu í kringum umgjörðina sem allir taka þátt í að velja og setja upp. Sem dæmi má nefna að skýra spretti eftir lögum, karakterum, bíómyndum eða einhverju slíku og með því að setja upp umgjörð utanum slíkar seremóníur innan teymisins sem auka á ánægju, samkennd og minnka stress.
Þegar kemur að lykilfundum hjá Scrum teymum eins og daily stand up og retrospective þá myndi ég mæla með að gera reglulegar breytingar á þeim til að halda sér ferskum. Það má t.d. nota skemmtilega hluti á daily standup fundum til að gera þá skemmtilegri og skilvirkari eins og bolta til að kasta á milli, „þú ert hann“ og fleiri aðferðir til að brjóta upp daily. Einn af lykilfundum er retrospective sem getur tekið á teymið þar sem stundum þarf að tækla vandamál innan teymisins. Þrátt fyrir það væri hægt að „brjóta“ upp þá fundi með því að halda þá á skemmtilegum stöðum eins og kaffihúsi eða á stað utan vinnustaðarins. Það eru auk þess til fjölmargar leiðir til að keyra þá fundi og góð hugmynd er að breyta um aðferðir til að keyra retrospective fundi reglulega. Það eru til margar aðferðir til að setja upp þá fundi
eins og Skútan og skerin, FLAT (Future, Lesson learned, Accomplishments and Thank you), The Good The Bad and the Ugly og fleiri skemmtilegar aðferðir sem hægt er að týna til og hjálpa teyminu að halda í fjölbreytileikann og sporna á móti því að teyminu finnist það alltaf vera að endurtaka sig.
Í einni af tólf megireglum Agile segir:
„Reglulega endurmetur teymið hvernig það getur náð meiri árangri og í kjölfarið
fínstillir og lagfærir vinnubrögð sín.“
Eitt af lykilatriðum er að teymi séu dugleg að fagna sigrum og klappa sjálfum sér á bakið fyrir vel unnin störf. Það eru margar leiðir eins og að velja starfsmann sprettarins og afhenda honum farandsbikar, hafa ísdaga, vera með sameiginlegan morgunmat fyrir teymið. Mörg teymi búa sér til sínar eigin venjur og leiki til að halda uppi góðum móral í teyminu.
Lykilatriðið er að hafa gaman og leyfa sér að brjóta upp umgjörðina reglulega. Það skemmir ekki að hafa gaman að hlutunum og ég tel að það sé ávísun á ánægðara teymi, meiri afköst og meira traust myndist innan teymisins. Því mæli ég með því að teymin taki sig ekki alltaf of alvarlega og leyfi sér að vera með grín!
Höfundur greinarinnar er Viktor Steinarsson, rekstrarstjóri.
