Til er þekkt módel um stafræna umbreytingu fyrirtækja sem er í fimm fösum eða stigum. Frá því að vera lítið starfænt sem er stig 1, í fullkomlega stafrænt. Stig 1 er einilega að nota hugbúnað sem tól. Mjög algengt að fyrirtæki noti hugbúnað til samskipta og svo einhver viðskiptahugbúnaður með mismikilli sérsmíði. Stig 2 er umbreyting einstakra verkþátta, nýjar stafrænar lausnir teknar í notkun en afmarkað. Á stigi 3 eru samstillt verkefni til að umbreyta verkþáttum þvert á fyrirtækið en bara á litlu sviði. Stig fjögur, sem er mikil áskorun, er að gera fyrirtækið alveg samstillt og allt stafrænt sem hægt er. Stig fimm er svo mesta áskorunin og það er að breyta kúltúr fyrirtækisins í að hugsa allar nýjar lausnir stafrænt, það sem á annað borð er vitrænt að gera stafrænt.
Það ber að hafa í huga að þó svo að við séum mikið að tala um tölvukerfi og hugbúnað þá er stafræn umbeyting að miklu leiti mannleg umbreyting. Mannlegi þátturinn er líklega það flóknasta og vandasamasta af slíkum breytingum. Hvernig starfsmenn vinna og hvernig þeir skilja starfsemi fyrirækisins. Þetta gengur líka út á breytt vinnubrögð og að skilja tölvukerfin. Þannig þurfa starfsmenn að læra nýja hluti og það getur verið streituvaldanni sé það ekki nægjalega vel undirbúið.
Tökum einfalt dæmi um stafræna umbreytingu sem allir kannast við. Fyrirtæki selur þjónustu í áskrift. Til að sækja um þjónustuna þarf að fylla út eyðublað með persónuupplýsingum ásamt öðrum upplýsingum. Viðskiptavinur kemur í afgreiðslu fyrirtækisins, fyllir út blaðið og afhendir starfsmanni. Umsóknir eru svo skráðar af starfmanni inn í tölvukerfið. Þegar því er lokið fer þessi umsókn í ferli og afgreiðslu. Hins vegar, ef umsóknin væri stafræn þá myndi þessi viðskiptavinur sitja við tölvu heima hjá sér eða með snjallsíma á kaffihúsi, fyllti umsóknina út og senda beint inn í tölvukerfið án þess að starfsmaður stofnunar þyrfti að gera það. Ef þörf er á undirskrift má nota rafræna undirskrift í símanum. Í mörgum tilfellum gæti slík umsókn verið afgreidd sjálfkrafa. Tölvukerfið gæti kannað forsendur, jafnvel flett upp í öðrum tölvukerfum og ef allt er í lagi og öll skilyrði uppfyllt þá er umsóknin afgreidd. Í stað þess að bíða í einhverja daga er umsókn afgreidd á nokkrum mínútum.
Til eru margar aðferðir við að innleiða stafrænar lausnir hjá fyrirtækjum. Þessar aðferðir hafa það markmið að taka venjulega starfsemi fyrirtækja og stafrænivæða hana. Láta hugbúnað sjá um vinnu og samþættingu sem annars þurfti aðkomu starfsmanna. Forsenda þess að dæmið hér ofan gangi upp er að tölvur og snjalltæki eru útbreidd, viðskiptavinir eru færir um að fylla út umsókn rafænt sem og að undirrita. Þarna er stór hluti verkferilsins færður til viðskiptavinar. Fleiri geta sótt um á dag, engin biðröð og enginn þarf að keyra neitt.
En hvernig komst fyrirtæki þangað? Hér er lýst nánar þessu fimm stiga módeli, sjá mynd 1. Það mætti bæta við 0. stiginu sem er að gera ekki neitt en fyrirtæki þar sem stjórnendur hafa það viðhorf, gæti lent undir í samkeppni.
1. Stig – Grunnur (Foundation)
Á þessu fyrsta stigi felst að innan fyrirtækis eru ákveðir skilgreindir verkferlar sjálfvirknivæddir á stafrænan hátt. Það gæti verið til dæmis pantanakerfi fyrirtækisins sem er sjalfvirknivætt með því að bjóða upp vefverlsun þar sem kaupendur afgreiða sig sjálfir og pantanir koma beint inn í hugbúnaðinn sem afgreiðir pantanir. Starfsmenn þurfa ekki að taka pöntun í síma eða tölvupósti. Á þessu stigi er frekar talað um sjálfviknivæðingu (automation) en umbreytingu. Þetta stig er hins vegar nauðsynlegt til að stafræn umbreyting geti átt sér stað. Sjálfvirknivæðing eins og þessi fer fram innan ákveðinna deilda fyrirtæksins og þarf í raun ekki samstillt átak allra í fyrirtækinu. Það getur verið hvetjandi fyrir aðra í fyrirtækinu ef talsverður árangur er af afmörkuðu verkefni. Þá verða starfmennirnir sem koma að slíku verkefni bestu talsmennirnir fyrir stafrænni umbreytingu.
2. Stig – Afmarkað (Siloed)
Þegar ferli hafa verið sjálfvirknivædd er hægt að nota tæknina til að hanna nýja verkferla sem áður voru ekki til. Innflutningsfyrirtæki sem selur í verslanir gæti notað netpöntunarkerfi til að selja beint til neytenda. Framleiðslufyrirtæki gæti leyft viðskiptavini að sérsníða vöru að sínum þörfum þar sem vefur eða app getur boðið upp á valkosti sem fara svo beint inn í framleiðslukerfið. Hér er um að ræða afmarkaða nýja verkferla sem áður voru óhugsandi vegna kostnaðar. En með sjálfviknivæðingunni er sá kostnaður óverulegur. Þannig má skapa nýja möguleika sem kalla á nýjar lausnir. Stigið er kallað afmarkað (siloed) þar sem það snertir ákveða starfsemi fyrirtæknins en fer ekki þvert á deildir. Það er mikilvægt á þessu stigi og þeim sem á eftir koma, að virkja stafmenn í að taka þátt í að hugsa upp nýjar leiðir til að gera hlutinu. Þeir þekkja best hvað þarf að gera og með því að fá að vera með eiga þeir hlut í lausninni. Oftar en ekki leiðir það til frumkvæði og nýrra hugmynda.
3. Stig – Samstillt að hluta (Partally synchonized)
Á þessu stigi er allt fyrirtækið samstíga í stafrænni umbreytingu. Fyrstu tvö stigin voru afmörkuð að mestu innan deilda en á þriðja stigi reynir virkilega á leiðtogahæfni stjórnenda. Það er því ákveðin hætta að umbreytingarferlið hiksti á þessu stigi. Í því felst að allir í fyrirtækinu eru að vinna í að umbreyta verkferlum og búa til nýja ferla með nýrri tækni. Það er hefur hins vegar ekki lokið umbreytingu og hugarfar starfmanna í að búa til ný tækifæri og taka þátt í að hugsa upp nýjar leiðr, er mögulega ekki alveg enn til staðar. Allir í fyrirtækinu eru þó að fara í sömu átt, stafræn stefna. Það er hér sem leiðtoginn og skilaboðin skipta miklu máli. Það er hér sem hugsanlega þarf að endurskoða deildarskiptingar og þróa nýjar lausnir í teymum, þvert á deildir. Lítil agile teymi, 5-8 starfsmenn sem koma úr öllum deildum, ekki bara hugbúnaðarfólk, gæti unnið saman við að þróa nýjar launsir. Í slíku teymi er mikilvægt að allir sem hafa eitthvað um lausnina að segja, eru við hönnunarborðið allan tímann.
4. Stig – Samstillt að fullu (Fully synchonized)
Fyrirtækið hefur að mestu lokið umbreytingu, hugarfar starfmann er í að vinna með stafrænar lausnir. Umbreyting er eitthvað sem gert er einu sinni en þrátt fyrir það að umbreyting hafi gengið í gegn þá eru fjölmörg ný tækifæri sem byggja á sjálfviknivæðingunni og stafrænum grunni, ólokið. Auk þess eru sífellt nýjar áskoranir og tækifæri sem þarf að bregðast við.
5. Stig – Stafrænir meistarar (Living DNA)
Kannski mikilvægasta stigið en hér er fyrirtækið orðið stafrænt og fyrirtækjakúltúrinn gegnur út á starfsrænan hugsunarhátt. Stafmenn taka þátt í þróun á hugbúnaði, hafa frumkvæði að launum og hafa tileinkað sér agile vinnubrögð og eru stöðugt að hugsa um nýsköpun og að fylgjast með nýjunum. Fyrirtæki sem komin eru á þennan stað eru stafrænir meistarar því stafræn vinnubrögð hluti af kúltúrnum (living DNA). Fyrstu fjögur stigin ganga út á að komast á ákveðinn stað. Það fimmta, og hugsanlega það erfiðasta, felst í að vera á þeim stað.
Á Íslandi eru aðeins 2% stjórnenda fyrirtækja sem telja sig í lok árs 2021, vera komin á fimmta stigið og séu stafrænir meistarar. Stafræn umbreyting eða vegferð eins og oft er notað í víðari skilningi er mikil áskorun. Ekki bara tæknileg áskorun, heldur snertir líka mannauðsmál, markaðsmál, framleiðslu og margt fleira. Í mörgum fyrirækjum eru stjórnendur og starfsmenn einfaldlega að vinna vinnuna sína dag frá degi. Það þarf því oft átak til að breyta. En með því að byrja á einum verkþætti hefst vegferðin.
Höfundur greinar er Ólafur Andri Ragnarsson, stjórnarformaður Stafræna hæfniklasans
